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集会办事礼节培训材料

作者:admin 发布时间:2015-05-22

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  跟着经济体系改革的一直深入,改造开放的不断成长,企业之间和地域之间也经常使用会议的形式开展交换和合作活动。应用这类形式,可以用比拟短的时间,花比较少的经费获得较大的效益。随之而来的会议效劳礼仪的培训也愈来愈重要,因为会议效劳人员的礼仪是不是标准到位,对会议的效果也会形成一定水平的影响。

  会议服务礼仪培训由赵奕影教员主讲,赵奕影是国际资深商务礼仪培训专家,国度高等礼仪培训师。

◎会议准备工作的礼仪

  要开好一个会议,准备工作是非常重要的。会前周到详尽的准备,是会议美满胜利的基本。会议的准备工作,包含以下几个方面:

(一)建立组织

  召开一个会议,要有很多人参加组织和服务工作。这些人应有明确的分工,各负其责。树立各类小组,可使他们在同一领导之下,各自自力地开展工作。普通会议由大会秘书处担任全部会议的组织和谐工作。

(二)明确任务

  全部工作人员,应当清楚本次会议的目标,主要处理什么成绩,更要明确自己的工作义务及具体要求,以保证不出差错,不贻误工作。

(三)安排议题订定合同程

  秘书处要在会前把会议要讨论、研讨、决议的议题收集整顿出来,列出议程表,提交领导确定。根据确定的议题,安排日程,以保证会议有次序地进行。

(四)确定与会人员

  断定与会人员是一项很主要的任务。该到会的,必定要通知到;不该当到会的,就不应该加入。这里呈现了错误,成果是很重大的。

(五)发出通知

  名单确定后,便可向与会人收回通知,便于他们做好准备工作。偶然准备工作量比较大,而间隔闭会时间还远,可以先发一个对于准备参加会议的通知。在开会前,再发出闭会通知。

(六)会场

  会场布置和安排是会议的又一项重要工作。会议的气氛主要靠会场的布置来衬着。会议室应当根据会议的内容来安排,或肃穆庄严、或慎重朴实、或明快慷慨、或热闹欢快,总之,会场的布置应与会议内容相调和。

  主席台,设在与代表席劈面的处所。当初个别在主席台前设讲台,用于发言人发言。主席台上可恰当摆放鲜花装点。主席台背地悬挂会标或旗号,会议称号的口号吊挂在主席台上方。

(七)坐次

  代表席的座次应当统一安排,照保全面。因为座位有前有后,有正有偏,在排座位时要根据不怜悯况,妥当安排,照料到各个方面。

(八)印制证件

  证件是出席会议的证实,是与会者身份、资历、权力、报酬的证件。代表证、记者证、工作人员证要用不同色彩的字或纸印刷,以示差别。

(九)招待和报到

  本地代表达到时,应安排工作人员到车站、船埠、机场接站。

  到驻地后,持通知书到大会报四处报到。报随处接待人员应礼貌接待,验看有关证件后即安排食、宿,挂号接洽的地点、方法、并发给证件、文件等。

  报到人数最少天天向秘书处汇报一次。

◎会议中的礼仪

  大会揭幕,会场内外还有大量工作要实现。各部门要按照分工发展工作,保证会议顺遂进行。

(一)签到

  代表进入会场要实行签得手续,以便统计人数和凭据明入场。

  小型会议,可以在进口设签处处,代表入场时,先在签到簿上签上姓名,即表现到会。

  大中型会议不必这种办法签到,不然会形成生齿处拥堵、混乱。一般可采用事先发签到卡,代表在入口处,把签到卡交给签各处工作人员,即表示签到。

  统计人数要准确、及时、迅速、随时准备领导询问代表到会情况。这项工作看似简略,现实要弄好是很不轻易的。比方领导讯问到会几团体,正式代表到了几人、缺几人,就不那末容易统计了。

  签到统计工作有两种方式:

  1.签到工作人员事先把代表座位的调配情况——代表座次取来,签到时,收了签到卡后,按排、按号进行销号处置,这样即可以随时控制实到、出席人数和姓名了。

  2.如果只有求人数,就只点签到卡的数目即可以了。

(二)安排发言

  大会发言要事先排定人选和顺序,秘书处可以提出开端看法,请领导肯定。

确定发言人应注意三个平衡。

  1.领导人之间的平衡。高一级领导或主要领导的发言,如果是开幕词,发动性的、启示性的,应安排在第一发言。如果是总结性的,综合性的,则放在最后。如果是讨论发言,座谈发言,应穿插安排,以使会场更活泼生动。

  2.单位平衡。发言单位的抉择,应首先注意典范性,其次才照顾单元与单位之间的平衡。

  3.内容均衡。发言人的内容应都是缭绕一个主题内容,分歧内容安排在一路未便于会合思考和会后探讨,因此后果欠好,如果内容属同类,能够只安排一小我发言。

(三)记载

  会议记录是对发言内容进行的客不雅笔墨记录,以便进行剖析、研究、综合、整理,它是会议简报、纪实、决策的主要依据。因而,一次重要的会议,都应当有专人记录。

  会议记录有的应用专门印制的会议记录本,有的是一般的条记本,不管哪种,都应当表明:会议称号、时间、地点、出席人、出席人、缺席人、主持人、发言人和记录人。

  记录分具体记录和摘要记录,记录要实在、精确、完全,择要记录也不要把发言的重点内容、基础主题遗漏。

(四)选举

  大会如果有选举议程,应当倍加稳重,由于推举是履行平易近主、同等的一种重要情势,是代表们行使权利的详细表现。

  1.准备选票

  事先应核查存在投票权的人数,弄清候选人的名单,然后印制选票。选票应印两套,此中一套作为第一次有效时备用,选票应盖上秘书处印章,由专人密封保留。

  2.投票

  依据投票人的几多,预备投票箱,人数多的会议,投票箱按辨别设,要事先规定投票线路和投票顺序;为了不凌乱,在开端投票时可由一团体停止引诱,领导每排排口上的第一人走上投票道路。

  在票箱前要有大会推荐监票人监票。投票前,大会主持人要讲明白投票注意事项。

  3.选举统计

  翻开票箱后,先核对投票张数与发票张数能否分歧。多于发票数的,则为选举有效,应从新投票。每一张票有用、无效,按大会规定统计。

(五)服务和守卫

  1.音响安装要重复调试,音量、音质调到最好位置。

  2.做好茶水供给。

  3.主席台坐位要放置小毛巾、铅笔、纸张。

  4.会议表里要安排好保险捍卫工作。

◎会议外的工作礼仪

  在会期较长的情况下,如几天、十多少天,除以上会场上的工作外,会议构造者(主如果秘书处)在会场外另有某些工作要做。如;

(一)统计人数

  大会开始后,即应准确地统计人员:原打算人数、通知人数、报名流数、参加每次会议人数、每次会议缺席人数、投票人数等。

  还应统计出席人员的姓名、起因等。

(二)编发简报

  会议时代,为了互通情形,还要编发简报。

  编写简报主要根据会议记载来拟写,简报应意简言明、印发敏捷、实时发给列位代表。

  大会秘书部门还要在会议文件工作上做大批工作,收拾发言稿,草拟记要、决定等,还要对文件做印刷、散发、收受接管、立卷、存档、保存、备卷等一系列工作,使会议的过程、面孔、结果获得记录和保存。

(三)组织活动

  年夜型会议在会外,还应安排一些响应的活动。如座谈会、谈话会、酒会、宴会、访问、留影、祝词、观赏、晚会、舞会等,这些活动秘书部分应事先作好日程、人力、物力的支配,做到井井有条。在部署运动时应留神引导同道的累赘才能,过于沉重、密集,会影响重要工作和身材安康。当时支配筹备应尽量详实、正确、周密、简洁,保障大会的畸形停止。

◎与会人员的礼仪

  会议是多种人员彼此交错,为一个目的独特进行的一种庞杂的、有组织的人际来往活动,一个会议要取得好的效果,除会议组织周密、服务周到外,一切与会议有关的人员都应当讲求礼仪。

  (一)会议组织者的礼仪

  1.目的明确。会议的组织者自己对会议要到达什么目的要清楚明确,这是精简、高效地开好会议的要害。在向工作人员安排工作任务和向参加会议的代表收回通知时,都应当讲清楚,使大家冷暖自知,有备而来,如许才干保证会议的基实质量。

  2.日程清晰。会议什么时光开,甚么时间停止,哪一天干什么,要让人人晓得,使各人有所准备,事先作好安排。

  3.地址详细。大会、小会、报告请示、座谈在哪一个园地,应当明确具体地通知到与会人,会场门口应有显明标记。需要时可事先印发或张贴会场地位示用意。

  4.主持人、工作人员、办事人员分工明确,提早到位,应把场地事先安排就绪,欢迎代表到来。

  5.注意迎送。对代表和嘉宾要认真组织迎送。注意规格和形式。在会议进行中,对代表收支会场也应安排迎送。开小型会议,主持人要亲身迎送。

  (二)其余人员的礼节

  1.掌管人

  主持人是会议的组织者、总裁。主持会议,事先要对内容、法式、时间和人员安排作到成竹在胸。主持时要谨严、当真。不异性质和内容的会议,可以表现不同的主持作风。有的稳重严肃,有的轻松活跃;有的庄严正穆,有的欢乐喜庆;有的盛大,有的俭朴。主持人应当掌握会议氛围和进行节拍。

  主持人要到处尊重听众,尊重发言人,清华大学华商。避免说话、脸色作出不规矩的表示。

  2.主席团

  主席团成员起首要明白本人的身份跟义务,严厉请求自己,言传身教,率先垂范,成为一切预会人的榜样。出席集会要守时,决不成迟到。确切不克不及定时缺席的必需实时告假,告诉掌管人或有关任务职员。入场要依照次序井然入坐,不行常设推谦让让,故作姿势。假如会场有掌声欢送,主席团应拍手浅笑请安。

  在会议进行中,不得肆意离开,瞻前顾后,低声密语,要精神专一地倾听发言人的发言。须要鼓掌时应当及时鼓掌,鼓掌要随众而起,随众而止,举措要适当控制,不要显得掉以轻心。

  开会时,要和大师一同起破,不要提早、也不要落伍。而后顺次登场。

  3.发言人

  谈话人是会场的核心分子,对会议的品质有着重要的感化。发言人的讲话要言之有的、言之有理、言之有物、言之有味,使听众能懂得宗旨,有所播种。发言人要尊敬听众,尊重主持人,遵照会议规律。

  发言人要重视仪表和举止姿态。要穿着整齐,举止庄重、表情天然、神采飞扬。

  发言前,要环视全场,向听众致意,若有掌声,亦应鼓掌敬礼。

  发言时,要讲究语速,不快不慢;讲究音量,不高不低;讲究节拍、语气、音调;一直要坚持情感充分,重要的地方,要减轻语气,进步声调,构成热潮。如果会场涌现败坏,听众精力散漫时,应斟酌调整语气,稳固情感,必要时应调剂内容,紧缩时间。

  讲演结束时,要向听众和主持人称谢。

  4.会议佳宾

  会议嘉宾与主席团一样,在会场中占领重要位置,作为嘉宾参加会议,除了必须像主席团成员那样讲究礼仪外,还应当注意了解会议内容、顺序和对自己的要求;了解会议时间、所在和有关划定。参加会议要守时、礼貌、客随主便,服从主人安排。切弗成草率了事,应付敷衍,乃至骄傲自信。

  5.会议代表

  参加会议的代表,要遵守纪律、讲究礼仪。进入会场,要轻声轻气,举措要严谨轻缓,发言人开始和结束发言时,要鼓掌致意,重要的高朋讲话时,可以全体起立,并报以鼓掌。发言人发言时,要认真聆听,必要时要作记录。不要窃窃私语,东张西望。正常不应离席,确实必须分开时,应当向有关人批注原因,退席时要哈腰、侧身、尽可能少影响别人,并表示歉意。

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